Une occasion de tracer la voie : obligation de documenter

L’accès à l’information repose sur de bonnes pratiques en matière de tenue de documents et de gestion de l’information. Lorsque les documents ne sont pas créés ou conservés de façon appropriée pour documenter les décisions, les droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont refusés. Par conséquent, cela nuit à la responsabilisation et à la transparence du gouvernement.

Auparavant, la tenue des documents ne consistait qu’à conserver des notes dans un classeur. Dans le monde moderne, aucun de nous n’échappe au nouvel ordre mondial de l’information, pas même les gouvernements. Aujourd’hui, le volume énorme d’information créée et la rapidité à laquelle elle est transmise présentent un défi constant. La technologie contribue et entrave à la fois notre capacité à conserver l’information. Dans le paysage de l’information actuel, qui évolue à un rythme toujours plus effréné, la responsabilité de créer et de conserver les documents de l’administration fédérale est devenue un enjeu véritable. En 2013, par exemple, j’ai publié un rapport spécial sur l’utilisation de la messagerie instantanée par les employés fédéraux, dans lequel j’ai conclu que l’utilisation des messages NIP à NIP sur un appareil BlackBerry représente une menace réelle pour les droits d’accès à l’information.

Récemment, nous avons observé des cas médiatisés de non-respect de l’obligation de documenter. Citons par exemple le scandale de la triple suppression des courriels en Colombie-Britannique ou les accusations de nature criminelle portées à l’égard des usines à gaz en Ontario. De plus en plus souvent, on me demande d’enquêter sur des plaintes relatives à des documents qui devraient exister, mais qui, pour une raison ou une autre, n’existent pas.

Plus tôt cette année, mes homologues provinciaux et territoriaux de l’ensemble du Canada et moi-même avons abordé la question dans une résolution conjoite visant à résoudre ce problème précis. Ensemble, nous avons fait appel à nos gouvernements respectifs afin qu’ils créent une obligation législative de documenter leurs délibérations, leurs actions et leurs décisions, assortie de pouvoirs de surveillance et de sanctions visant à s’assurer que le droit d’accès des Canadiens aux documents des organismes publics demeure significatif et efficace. J’ai également émis des recommandations précises relatives à cet enjeu dans mon rapport de modernisation de la Loi.

Une obligation législative de documenter, assortie de sanctions en cas de non-conformité, protège les droits d’accès à l’information en :

  • créant des documents officiels;
  • facilitant une meilleure gouvernance;
  • augmentant la responsabilisation;
  • assurant un héritage historique des décisions du gouvernement.

Pour le Canada, ce défi représente une grande opportunité, celle de donner l’exemple. Si le gouvernement souhaite être plus transparent et plus responsable, voilà la voie à suivre.

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